「充分准备」造就「成功简报」


作者/发布者 :国立中山大学政治经济系 刘孟奇教授

「充分準備」造就「成功簡報」

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前 言:

  • 本篇文章介绍了在学校和职场里做好简报的重要性和如何做好一个成功的简报。
  • 选取角度新颖,对于学生和职场新人来说是比较容易忽略却很重要的一个职场素质。
  • 谈到在台上做报告,首先浮现在我脑海的是从小学到大学的每一次“上台”经历。不一定都是做报告,有的时候是表演节目。呃,其中大部分是被逼的。其实在那时候老师也好,同学也好,也许更多的强调的是登台的胆量,而非登台的实质内容。但是工作以后就不一样了,胆量只是一个基本要素,报告的内容才是核心。要做好报告的秘诀的确是“准备,准备,准备!”。
  • 最好能实际多演练几遍,有听众试听提意见更佳。熟能生巧,所以,同学们,不要把学校里的每次简报经历当做不得已的敷衍,认真对待每一次简报,也许不经意间就成就了你明日的职场辉煌呢。

简报是工作的「聚光灯时刻」

目前的职场中,简报不只是许多工作的必要内容,更有着很高的重要性。一场令人印象深刻的成功简报,可能「拯救」一个其实还需要加强的提案;而一场让人觉得沈闷、抓不到重点、觉得演示者不用心、甚至误导听众方向的简报,则可以轻松「毁掉」一个花费许多心力的企画。当我有机会访谈已经毕业,并在职场工作过一段时间的年轻人时,总喜欢问一个问题:「如果让你的大学生活重来一次,你最想要改变的是什么?」在我的经验里面,最常听到的一个答案是:「我会在课程需要做口头报告的时候,主动争取上台报告,好磨练自己的简报技巧!」

对个人而言,简报其实是重要的「发光发热」时刻。职场中的一个重要现实是:你如果一直「默默无闻」,就不要感叹自己「怀才不遇」!要让别人对你产生兴趣,你必须有一定的「曝光度」。在日复一日的工作中,简报就是「当聚光灯打在自己身上」的时候。你如果能把握这种关键的「舞台时刻」,完成一场「精彩演出」,并在其中展现自己的专业能力与敬业态度,让听众留下深刻的好印象,就可能对你的职涯发展产生非常正面的影响。

为什么有不少年轻人,会后悔当初在学校的时候,没有好好掌握上课报告的机会,练习自己的简报技巧?这就是因为他们在进入职场后,才深刻体会到简报能力的重要性。

但是,为什么这些年轻人在学校时,会对于「上台报告」一事避之唯恐不及?我想,一部份原因当然在于我们的教育制度偏重纸笔答题,在大学之前相当缺乏口头报告的机会与训练。另一个主要原因则在于:相较于「展现能力的机会」,许多人在面对简报时,更担心的是会不会因为表现不好,而在众人面前「丢脸漏气」的风险。

成功简报秘诀:准备,准备,准备!

问题是,一旦进入职场之后,简报往往是必要工作,就算是「赶鸭子上架」,也没有逃避的借口。不只于此,学校里的老师其实一般都很和善,对于「不好的简报」多半是「温言鼓励」;但是在职场中,「上不了台面」的简报很可能直接得到「下不了台」的严厉难堪。面对这种残酷现实,也难怪会有很多人会懊悔当初没有好好利用学校里的「简报友善环境」了。

无论如何,要让简报产生「发光发热」的潜在效益,而不是成为「难堪漏气」的巨大风险,除了「用心妥善准备」之外,别无其它快捷方式。就如同舞台演出一般,纵使有再强的卡司、再好的设备,却没有用心针对观众的喜好进行表演设计,也没有在正式演出前做过充分排演,结果很可能就是惨不忍睹。

「对投影片照本宣科」是大忌

说到「准备简报」,许多人的脑海中大概会马上浮现出「准备PowerPoint投影片」。的确,以目前计算机科技盛行的情形,在简报时以投影片辅助已是常态,而如果运用得宜,也的确可以让简报生色不少。

但是,如果误以为简报的准备只是「将数据剪贴到投影片上」,同时简报变成只是「对投影片照本宣科」,那就是大错特错。

为什么?因为简报的目的是:「为听众创造正面的学习经验,让听众有效接收我们所要传达的讯息,同时让听众对自己留下正面印象。」

如果在简报中,报告者只知道口头重述投影片上的文字,这不只会让听众觉得沈闷厌烦,也容易让听众因为缺乏引导而抓不到讯息重点。除此之外,这种简报更会让听众留下「报告者缺乏准备与自信」的不良印象。

如何准备简报

在下面,我们提供几个关于「如何准备简报」的重点:

一、充分了解你的报告,使自己具有「专家权威性」

报告者一定要充分了解自己的报告内容与数据,特别是相关的事实与数据,必须充分理解,并能正确无误地运用。使用术语时必须精准,推论的逻辑必须严谨。请尽量把报告的重要信息记忆下来,达到能够不需要查阅书面就可以口头引用的程度。只有当报告者展现出高度的「专家权威性」时,才能赢得听众的信任,并使自己的简报具有足够说服力。

二、选择你要传递的核心讯息,并依此组织简报

当一个报告者充分了解自己的报告内容以后,经常犯的一个错误是:想要在简报中把自己知道的信息全部都报告出来。这不只会让自己面临「简报不完」的尴尬风险,也会让听众弄不清楚这场简报要传递的主要讯息为何。

研究指出,一场简报下来,大多数听众只能记住三个重要讯息。请基本上就选择三个你要传递的核心讯息,并依此组织简报。

在组织简报时,注意:(1)留意时间的限制与分配,不要虎头蛇尾;(2)要有清楚的说明结构与论证逻辑,特别是能回答以下三点—这个议题为什么重要?我的主张或结论是什么?我根据什么而得出我的主张与结论?(3)适时使用故事与比喻,可以提高听众的兴趣,并加深他们的印象—但是不要离题。

三、注意开头与结尾

一般而言,在简报开头处要能够:(1)让听众知道简报的目的;(2)引起听众对议题的兴趣;(3)让听众知道简报的概要内容与进行架构。在简报结尾处则可以摘要与强调整个简报所要传递的核心讯息。请注意在开头处要有感谢性的礼貌开场白(建议不要用不相干的玩笑话来开场),在结尾处则要感谢听众的聆听,并欢迎听众提出问题。

四、不要滥用PowerPoint

PowePoint投影片的用处在于:(1)协助听众掌握报告的结构与脉络;(2)协助听众掌握重要论点与逻辑顺序;(3)协助听众掌握报告中的重要数字、术语或定义。投影片的字句应尽量精简,不会让报告者沦为「投影片播报员」。注意检查投影片中信息的正确性,因为一个错误数据就可以重伤整个简报。如果要使用PowerPoint的话,请记得一定要事先确认器材设备及计算机档案能正确运作。

PowerPoint当中有许多很炫的制作技巧,但是喧宾夺主的风险也高,我自己倾向于不要使用。如果你要在简报当中放入一些图片或影片,请记得适度,不要反过来中断与干扰自己的报告流畅性。

五、注意服装仪容与肢体语言

听众会根据穿着来判断报告者的专业性与敬业态度,合宜正式的穿著也有助于自己专注在报告上面。一个简单的穿著标准是「比你的听众高一个层级」;保险的穿著则是「深色专业衣着」,男生穿衬衫打领带,女生穿套装,基本上都不会有问题。也请注意穿着正式的鞋子。

注意自己的肢体语言必须能显露出自己的热忱与自信心。把身子朝向听众略微前倾,不要让听众觉得疏远;维持眼神与听众交会,并且用「远近左右交替」的方法,让自己的眼神与每一个区域的听众都能交会。

六、沈稳冷静回答问题

简报就要准备回答问题。「充分准备」是成功回答问题的前提。不要在心态上畏怯提问,更不能在肢体语言表现出来。记得:如果能够成功回答高度挑战性的问题,往往也就确立了别人对于简报的正面评价。

专注聆听提问者,并在完整听完提问后再回答;在回答问题时,先谢谢提问人。如果遇到敌意性的问题,用中立而不带情绪的方式响应。记得最重要的事情不是「以牙还牙」,而是听众对于自己风度的印象。遇到真的不知道如何回答的问题时,沉着冷静地承认自己现在并不清楚这个问题的答案,但是会尽快把答案找出来。千万记得,不管在哪一种情形下,都不要尴尬傻笑或「装可爱」。